Einblicke in den Consulting-Alltag am Standort Cluj-Napoca
Henrietta (Heni) arbeitet seit 2017 als Consultant und im Projektmanagement für die agile Entwicklung komplexer Websites mit TYPO3 am rumänischen Standort in Cluj. Als sie nach ihrem Studienabschluss in Betriebswirtschaft an der Babes-Bolyai Universität in Cluj und einer ersten Berufserfahrung im Kundenservice eines deutschen Unternehmens im Clujer Team begann, wusste sie nicht so genau, worauf sie mit Scrum einlässt, denn agiles Projektmanagement war 2017 noch nicht sehr bekannt. Heute schwärmt sie von ihren Scrum-Projekten, sind doch nach einer Woche Sprint sowohl der Kunde als auch das Entwicklungs-Team glücklich, ein greifbares Ergebnis in der Hand zu haben.
Eine Zertifizierung als Scrum Master in 2019 legte den Grundstein. Seitdem hat sich die sprachgewandte und empathische Kundenberaterin & Projektmanagerin – und seit Anfang 2023 Lead des Scrum Teams - zur absoluten Expertin in Sachen Scrum Prozesse entwickelt und gibt ihr Wissen gerne weiter.
Wir haben mit Heni darüber gesprochen, wie sie ihren Alltag strukturiert, der überwiegend im Home Office stattfindet, welche Herausforderungen sie mit ihren Kunden meistert und welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit ein Projekt zu ihrem Lieblingsprojekt wird.
Wie beginnt ein typischer Arbeitstag bei Dir?
Mein Tag beginnt immer mit einer Tasse Kaffee und einem positiven Gedanken! Manchmal nutze ich auch so einen Positive-Gedanken-Generator – das ist ab und zu etwas klischeehaft, aber meist kommt auch etwas richtig Schönes, um sich positiv auf den Tag einzustellen.
Nach dem Einloggen prüfe ich zunächst meine E-Mails und Slack-Nachrichten. Danach geht es um 9:45 Uhr in das erste Daily zur Team-Besprechung und ggf. um 10 Uhr in das zweite Daily speziell mit dem Support-Team.
Wie strukturierst Du Deinen Arbeitstag?
Es gibt zwei unterschiedliche Szenarien. Es gibt Tage, da liegt der Fokus auf der laufenden Kundenbetreuung im Support oder der Vorbereitung künftiger Projekte. Und es gibt Sprint-Phasen, bei denen ich als Scrum Master eine ganze Woche akribisch durchplane.
Regelmäßiger Kundenkontakt
Support bedeutet, dass bereits realisierte Websites für unsere Kunden kontinuierlich weiterentwickelt, gepflegt und upgedated werden. Oder dass Notfallmaßnahmen ergriffen werden müssen. Oder dass einzelne Features überarbeitet oder gefixt werden müssen.
Grundsätzlich bin ich dann in regelmäßigem Kundenaustausch– darunter sind viele langjährige Kunden.
In der Regel teilt uns der Kunde seine Anforderungen über unser Ticketsystem in Jira mit. Daher gehört es zu meinen täglichen Aufgaben, Jira im Blick zu behalten, um die Erstqualifizierung von Tickets zu übernehmen. Häufig arbeite ich die Tickets noch detaillierter aus und ergänze sie durch zusätzliche Angaben und Beispiele. Viele Kunden melden sich auch telefonisch oder mail. Dann erstelle ich das Ticket selbst. In jedem Fall tue ich mein Bestes, damit der Entwickler die Aufgabe schnell erfassen und lösen kann. Ggf. halte ich auch Rücksprache mit dem Kunden, um Entwickler-Fragen zu beantworten und führe gelegentlich auch Recherchen durch.
Bevor ich ein Ticket auf Erledigt setze, teste und kontrolliere ich das Ergebnis nach dem Vier-Augen-Prinzip, bevor es dem Kunden übergeben wird.
Quartals- und Jahresplanung mit Kunden
In regelmäßigen Abständen treffe ich mich mit den Kunden in Jour Fixes. Wir machen dann gemeinsam eine Analyse über die bereits im Rahmen eines Betreuungsvertrages definierten und gearbeiteten Stunden und diskutieren, welche Verbesserungspotenziale es gibt. Wir holen und Feedback vom Kunden ein, was gut oder nicht so gut gelaufen ist und diskutieren über Anliegen des Kunden, beispielsweise über ein bevorstehendes TYPO3 Upgrade oder die Einführung eines neuen Newletter-Tools. Manchmal beschäftigt sich das Team beim Kunden schon intensiv mit bestimmten Themen. Diese müssen wir dann aufnehmen und entsprechend einplanen und vorbereiten. Daraus erfolgt dann die Planung für das nächste Geschäftsjahr oder das nächste Quartal. Die Erkenntnisse protokolliere ich in Confluence.
Vorbereitung neuer Projekte
Bei der Vorbereitung für neue Projekte müssen Vorgänge in der Agentur-Software Barbuda angelegt, Berechtigungen in Confluence/Jira vergeben oder angepasst und Ordner-Strukturen im File-System angelegt werden. Zum Monatsende kümmere ich mich um Abrechnungen und eruiere angefallene Projektstunden oder -tage und gebe sie frei.
Spannende Sprintwochen
Sprintwochen gehören zu meinen Lieblingswochen. Das sind immer gut geplante, intensive Wochen mit hoher Dynamik. Und am Ende steht ein greifbares Ergebnis, das alle glücklich macht.
Die Strukturierung einer Sprintwoche unterscheidet sich von der einer Woche im Support.
Was findest Du spannend an Sprints?
Ich mag alles, was gut organisiert ist, und Sprintwochen sind solche Wochen.
Am Montag beginnen wir mit einem Backlog-Refinement, in dem das Sprint-Backlog erstellt wird. Von Kundenseite ist ein Product Owner oder ein:e erfahrene:r Mitarbeiter:in aus Redaktion oder Marketing dabei. Auch von uns ist ein agenturseitiger Product Owner als Berater dabei, aber die finale Entscheidung über Priorisierung liegt natürlich beim Kunden. Wir planen, was man in einer Woche auch tatsächlich realisieren kann.
Jeden Tag finden Sprint-Dailys statt, um Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen.
Ende der Sprintwoche finden meine Lieblings-Sprint-Zeremonien statt: das Sprint Review und die Retrospektive. Es ist immer ein großartiges Gefühl, wenn das Inkrement (Teilprodukt) Ende des Sprints vorgestellt wird und wir sehen, wie begeistert der Kunde ist. Innerhalb der Retrospektive besprechen wir, was gut und nicht so gut gelaufen ist. Wir sammeln Ideen, wie wir den kommenden Sprint noch besser gestalten können.
Ich finde es spannend, wenn wir etwas komplett Neues erschaffen. Bei Feature-Entwicklungen oder Upgrades sieht man die Ergebnisse schon nach einer Woche! Ich finde es auf jeden Fall sehr schön, dass bereits nach einer Woche intensiver Arbeit an einem Produkt ein Ergebnis veröffentlicht werden kann. Erst kürzlich haben wir für die Uni Erfurt eine Weltkarte realisiert, die es ermöglicht nach Forschungsprojekten zu filtern.
Wenn man dieses Big-Picture-Prinzip verfolgt, dann ist es fantastisch zu sehen, dass man Stück für Stück kleine Komponenten für eine Website schafft und dass jedes Puzzle-Teil an seinen richtigen Platz kommt, so dass die Website am Ende großartig funktioniert.
Und es ist großartig zu erleben, wie begeistert der Kunde bei der Vorstellung ist.
Ein Kunde der von Anfang an involviert wurde, der bei den Backlog-Refinement-Terminen und in den Plannings dabei war, wo wir zusammen Fragen klären konnten und Schätzungen gemacht haben, ist immer sehr angetan, wenn er Ende der Woche sieht, was wir geschafft haben. Und wenn wir einmal weniger geschafft haben als gedacht, dann hat er in den Dailys hautnah mitbekommen, warum es komplizierter war als gedacht. Er fühlt sich dabei als Teil des Teams - denn er hat getestet, Fortschritte freigegeben und Feedback gegeben. Für mich macht das Scrum so großartig, so dass ich manchmal vergesse, dass wir nur Dienstleister sind. Ich habe dann tatsächlich den Eindruck, dass wir alle zum selben Team gehören.
Welches sind Deine Lieblingsprojekte?
Alle Hochschulprojekte liegen mir am Herzen. Einerseits weil ich mich gut auskenne in der Materie, andererseits weil ich in diesen Projekten schon seit Jahren mit einem konstanten Team zusammenarbeite. Das macht einfach Spaß, auch wenn Hochschulprojekte aufgrund ihrer Detaildichte häufig sehr intensiv und anstrengend sind.
Bei Hochschulen und institutionellen Kunden spielen zudem Anforderungen an Barrierefreiheit eine große Rolle. Wir achten heute auch deutlich mehr als in der Vergangenheit darauf, nicht nur die Standards zu erfüllen. Unser Ziel ist es vielmehr, den Menschen auch wirklich zu helfen.
Kundenbeziehung auf Augenhöhe
Zu meinen Lieblingsprojekten gehört auch die Website von PARI. PARI ist bereits seit 12 Jahren unser Kunde. Unser gemeinsames Ziel ist es, die Website kontinuierlich zu verbessern. Das ist im Rahmen der Budget-Anforderungen und Marketingziele manchmal auch eine spannende Herausforderung, die wir meines Erachtens immer sehr gut gelöst haben. Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist dabei immer absolut lösungsorientiert und der Umgang respektvoll. Diese Kundenbeziehung auf Augenhöhe macht sehr viel Freude!
Wie sind die Teams strukturiert? Wer arbeitet in den Teams?
Menschen unterschiedlicher Nationalität, Altersgruppen und Geschlecht. Wir haben ein großartiges Miteinander.
Was macht Ihr, um Euch auch außerhalb der Arbeit im Team zu treffen?
Meist machen wir einmal im Monat etwas gemeinsam. Wenn wir uns im Büro treffen, um etwas zu besprechen, dann gehen wir eigentlich immer auch zusammen essen.
Darüber hinaus gehen wir auch Wandern oder Bowling. Manche der Kollegen treffen sich zu Videospielabenden oder auch zu unserem Online-Spieleabend „on the rocks“, wo dann die deutschen und rumänischen Kollegen teilnehmen.
Und dann finden noch Teamevents mit dem München/Cluj-Team zusammen statt.
Oder Kollegen treffen sich auf den TYPO3 Camps.
Vielen Dank, Heni, für diese interessanten, persönlichen Einblicke.