Unser kollaboratives Aufgabenmanagement

Projektmanagement, Vertrieb oder Marketing: das sind nur einige Stellen an denen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen bei queo zusammenarbeiten. Nützliche Kollaborationstools finden sich zuhauf im Netz. Auch wir haben einige Zeit auf eine bestehende Lösung zurückgegriffen. Initiiert durch ein Kundenprojekt haben wir festgestellt: das geht besser – und vor allem sicherer, sodass wir gemeinsam mit unserem Pilot-Kunden die Idee schrittweise verfeinert und dann umgesetzt haben.

Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU sind die Themen Datenschutz und somit auch Datensicherheit stark in den Fokus der Medien gelangt. Auch auf den Aufgabenlisten der Unternehmen finden sich entsprechende To Dos. Während sich die DSGVO mit personenbezogenen Daten beschäftigt, ist auch der Schutz von Unternehmenswissen und Firmendaten stärker ins Bewusstsein gerückt. Gleichzeitig wollen wir unsere Projekte weiterhin effizient durchführen – bei steigenden Voraussetzungen an die Datenkontrolle. Wie haben wir diese Punkte zusammengebracht?

Für uns war klar: Gutes Projektmanagement basiert neben vorausschauender Planung auf einem effektiven Aufgabenmanagement. Unabhängig vom Projektgeschäft gibt es in Unternehmen oder Unternehmensabteilungen aber auch viele Strategieentwicklungsprozesse aus denen für die Beteiligten unzählige Aufgaben entstehen. Hinzu kommen die eigenen, ganz individuellen Aufgaben, die man sich meist immer noch auf einem Zettel notiert. Wie einfach wäre es dann, wenn man diese Aufgaben in seinem Smartphone erfasst und zentral im Blick behalten kann? Deshalb haben wir in Zusammenarbeit mit einem Pilotkunden unsere kollaborative Software-Lösung entwickelt – barbuda boards.

Die Idee, Aufgaben in Listen und Boards zu sortieren und mit KanBan-Methoden oder anderen Herangehensweisen den Workflow zu verbessern, ist keinesfalls neu. Zahlreiche Anbieter stellen entsprechende Tools kostenfrei zur Verfügung. Das ist für den privaten Bereich vollkommen ausreichend.

Sobald solch eine Lösung aber im Unternehmenskontext eingesetzt wird, müssen entscheidende Fragen gestellt werden:

Wo werden die Daten gespeichert, wer hat Einsicht in diese Daten und wie kann ich das kontrollieren?

Wir haben uns diese Fragen gestellt und mussten feststellen: Bei kostenfreien Tools ist es häufig so, dass die Daten in der Cloud auf Servern auf der ganzen Welt verteilt sind. Bei einem sensiblen Umgang mit Unternehmensdaten sollten diese entweder im Unternehmen bleiben, kontrollierbar bei einem Partner mit Servern in der EU oder am besten in Deutschland liegen.
Und genau dort zeigt sich das Problem der meisten frei verfügbaren Aufgabenboards und KanBan-Tools. Die Server stehen irgendwo, zwar teilweise in der EU, aber es ist unkontrollierbar wo die Daten tatsächlich liegen und wer Zugriff hat. Hier setzen wir mit barbuda boards an.

Wir installieren das Aufgabenmanagementtool direkt in der eigenen IT-Infrastruktur unserer Kunden. Das Tool ist damit self-hosted und die Nutzer haben die volle Kontrolle über die Daten. Wenn dafür bei unseren Kunden keine Infrastruktur vorhanden ist, stehen wir als Hosting-Partner mit durch uns verwalteten Servern in Deutschland zur Verfügung und garantieren vertraglich die Einhaltung des gewünschten Datenschutzniveaus. Unsere Kunden können somit alle Vorteile eines effizienten Aufgabenmanagements mit der vollen Datenkontrolle kombinieren.

Auf Wunsch verbinden wir barbuda boards mit den bestehenden Systemen unserer Kunden, um doppelte Datenhaltung zu vermeiden. Hierfür entwickeln wir dann einen passenden individuellen Konnektor, der die Systeme miteinander verknüpft. Besonders für Präsentationen oder Kundentermine ist es optimal, wenn die Lösung in das jeweilige Corporate Design integriert ist. Wir selber nutzen seit einigen Monaten barbuda boards und entwickeln unsere Lösung ständig weiter. Einige unserer Kunden, darunter ein deutscher Automobilhersteller und eine große gesetzliche Krankenversicherung, setzen das Tool erfolgreich ein.

Auf einen Blick:

On-Premise-Lösung (selbstgehostete Lösung in Ihrem Unternehmen)

  • Volle Datenkontrolle durch eigenes Hosting
  • Branding im firmeneigenen Corporate Design

Individuelle Anpassungen

  • Einfache Integration in bestehende IT-Strukturen und Prozesse
  • Einbindung des Windows ADs und Verwaltung der Rollen über AD-Gruppen
  • Schnittstellenentwicklung zu bestehenden Systemen
  • Erweiterung und Anpassungen der Funktionen nach Bedarf

Top-Features

  • Sichtbarkeitsverwaltung durch eingeschränkte und öffentliche Boards
  • Aufgabenkarten mit Erinnerungsfristen, Labels zum Filtern nach selbstgewählten Themen und Zuordnung von verantwortlichen Mitgliedern
  • Drag&Drop der Karten und Listen zur intuitiven Sortierung nach Bedarf
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